Hoe maak je interne communicatie menselijk en levendig?

Lange mails, saaie nieuwsbrieven en wollige updates: welkom in de wereld van zakelijke communicatie en ook interen communicatie. Veel interne communicatie is saai. Heel saai.

Ik snap er om precies te zijn helemaal niks van. Je hebt met elkaar – hoop ik – ‘bij het koffiezetapparaat en op de vrijdagmiddag genoeg plezier, warmte, gezelligheid en dan ineens in die updates ga je ingewikkeld doen. Geen wonder dat collega’s afhaken.
Hoe maak je dit leuker? Minder saai? Goed nieuws: je hoeft geen cabaretier te zijn om dit beter en leuker te doen.

Stop met wollige taal

Eerste stap: gooi de opgeblazen taal het raam uit. Niemand zit te wachten op “vraagstukken omtrent optimalisatie van de interne informatievoorziening”. Zeg gewoon: “Hoe zorgen we dat iedereen beter weet wat er speelt?” Kort, simpel, menselijk. Doe eens met je team een rondje: lees een stukje voor wat eens geschreven heeft, misschien van iemand die toch niet meer bij jullie werkt en vraag je dan af: zou je het ook zo aan een date vertellen. Iemand die je wil verleiden, waarmee je wil flirten?
Is dat belangrijk? Nou, een beetje wel ja. Soms wil je gewoon informatie overbrengen. Uiteraard. Niks mis mee. Maar die informatie wordt wel altijd door een mens overgebracht, waar je een relatie mee hebt: het is je collega! Dan mag er ook iets menselijk in zitten toch. Met contact. Zoals bij een date. (hoop ik voor je, ik heb ook zat dates gehad… wow. Zero contact, die ene keer op TV)
Tip: Schrijf zoals je praat. Als je een zin niet hardop zonder moeite kunt uitspreken, herschrijf ‘m dan.

Wees niet bang voor een beetje humor

Je interne communicatie hoeft niet vol te staan met flauwe grappen — maar een vleugje humor werkt als een magneet. Het begint eigenlijk met een gevoel. Met welk gevoel vertel je je verhaal? Je gooit iets de organisatie in, via intranet. Waarom wil je het vertellen? Wat wil je dat mensen wéten, maar vooral ook voelen na het lezen? Je moet niet met een diep ernstige blik gaan bedenken waar iets losser kan. Nee, het begint bij jou, je voelt enthousiasme, misschien zelfs plezier. En dus schrijf je met een glimlach. En dan komt er vanzelf een klein grapje. Of zeg ik iets geks?
Let op: Hou het natuurlijk en passend bij je cultuur. Humor moet lucht geven, niet ongemak veroorzaken.

Geef mensen een reden om te lezen

Wat heeft de lezer eraan? Dat moet je jezelf bij elke boodschap afvragen. Maak het relevant. Zorg dat het niet voelt als een “moetje”, maar als iets wat hen helpt of raakt. Bijvoorbeeld: “Wat verandert er voor jou?” of “Hoe kun jij hier voordeel uit halen?”

Maak de interne communicatie, de updates, beeldend.

Een goede tekst heeft beelden. Een goed verhaal heeft beelden. Je ziet het voor je. Met een beeld prikkel je de verbeelding en gaat het leven. Concreet bij de introductie van nieuwe collega’s is het saai om te lezen dat iemand ‘altijd pro-actief’ is. Of: ik ben een ochtendmens! Geef daar eens een voorbeeld van? Daarin zit meteen ook kans om een klein grapje te maken. ‘Ik ben pro-actief en bij mij uit zich dat in dat ik elke dag wel chocolade bij mij heb. Ja. Of ik ben een zoetekauw, dat kan ook.’
Ik zeg niet dat dit hilarisch is, maar je snapt het idee. Een peux plezier s’il vous plait. WHY NOT.
‘Ik doe aan sporten.’ Geef daar een voorbeeld van. ‘Ik ren elke ochtend over de dijk om half zes. Maar ik douche niet koud! Nee, dat heb ik nooit helemaal begrepen.’

Jouw mening.

Ik ben het roerend met je eens: al die mening tegenwoordig! Die polarisatie. Niet fijn. Maar in je stukken kun je wel eens kijken: waar kan een mening. Waar kun je iets zeggen, heel subtiel? Ik heb het niet over politieke statements. Nee, joh, zou ik niet doen. Maar wel: ‘Onze collega Harmen leest elke week een gedicht voor. En, we zeggen het je eerlijk: wij houden ervan!’
‘Ik ben het met je eens beste collega. Dit is de zoveelste verandering in het lease plan. Baal ik ook van!’
Een mens is niets zonder een mening, een voorkeur. Dart je dol bent op Italië, of helemaal gek bent op Bach, dat maakt jou wie je bent. En je collega’s geeft dat soort voorkeuren (en kleine irritatie) ook hun eigenheid.

Conclusie: interne communicatie mag (en moet) leuker

Tot slot: ga eens terug naar waarom jullie bestaan als bedrijf. Ik hoop even dat jullie iets doet wat de mensheid of de wereld een beetje beter maakt. Waarom bestaan jullie en mag dat vuur, dat plezier in de interne communicatie zitten? Dat geloof.
Ik denk het wel, toch.

Interne communicatie hoeft geen stoffig verplicht nummertje te zijn. Door duidelijke taal, een beetje humor en echte verhalen maak je van elke boodschap iets wat mensen willen lezen — en zelfs delen.

Dus: hoe maak je interne communicatie minder saai? Door het vooral meer mens te maken.

Tijd om jouw interne communicatie leuker te maken? Check hier hoe ik kan helpen of stuur me meteen een mail. Dan gaan we even een kwartier een videokoffie doen en maken we kennis.

ps. lees hier een 1 april grap die ik eens verzon voor een opticien